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| 中啟天恒(北京)國際貿易有限公司
--從“碎片化管理”到“一體化管理"
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  作為中啟天恒(北京)國際貿易有限公司(以下簡稱中啟天恒)掌門人,總經理龔總每天都在想如何更好地管理公司資源,讓分布在國內外的兩家公司高效創造出更大價值。

  但同時作為專門做工程類采購項目的外貿公司,庫房和存貨眾多難以管理。由于國內和海外各有一家公司,企業內部審批易受時間地點限制,貨運跟蹤困難。更重要的是,在大數據時代,銷售分析時間長,人工成本大,更讓企業苦惱不已。

  這些時刻存在的棘手問題一直困擾著龔總,他也在不斷尋求一種最佳的方式讓企業實現精細化管理。如今,這種局面由于暢捷通T+云時代企業運營平臺的上線運行,讓中啟天恒有了“質”的飛躍。

  自今年4月中啟天恒購買安裝暢捷通T+11.32產品以來,僅運行3個月,采購比價功能就為公司節省了大量比價時間。接訂單之前,訂單的毛利情況就能預估,接單率響應時間提升了10%。從今年7月起,中啟天恒將軟件升級到T+11.5版本,次月不僅庫存資金占用比去年同期下降30%,發貨準確率提高99%,而且業務員銷售、回款以及提成計算時間從原來的1星期縮短到2天。現在,中啟天恒已經決定使用T+移動端應用,讓辦公隨處可見。

  “逼”出來的一體化管理

  上線暢捷通T+云時代企業運營平臺,可以說是被“逼”出來的。

  中啟天恒主營的業務是為大洋洲客戶提供除水泥鋼筋之外所有與建筑相關的物資,但同時所有物資都必須在中國境內進行采購。可以說,采購的物資種類成千上萬種,科目繁雜。

  從目前市場規模來看,除國企外,中啟天恒在外貿行業中的出口類公司里算是國內站在第一梯隊中規模最大的。由于工程物資對外貿易行業的特殊性,不斷壯大的中啟天恒面臨眾多管理問題。

  而眾多的問題中,庫房和存貨眾多成為眾多問題的癥結。異地倉庫想追求零庫存,但是多個倉庫分布在多個國家和地區,非常分散,國內1個周轉倉庫,國外1個或多個物資配送倉庫,部分項目是直接配送到客戶現場倉庫。而且存貨品種多,國內外叫法不一,很多產品規格相似,時有發錯貨的現象發生,無法判斷某種存貨的準確庫存和采購量。國內和海外各有一家公司,無形中造成了企業內部審批易受時間地點限制。由于領導國內外兩地飛,無法及時掌握采購、庫存等信息,審批時間長。不僅如此,異地還造成了貨運跟蹤困難。集裝箱和貨運單號是貨物到達港口裝箱后進行紙質傳遞,業務員往往對物流跟蹤困難,無法及時了解裝單號和貨運物流號,經常造成貨物漏發、錯貨等問題,嚴重影響企業信譽。

  升級管理手段,建立與中啟天恒發展相匹配的財務管理,已勢在必行。4月,暢捷通合作伙伴,同樣也是暢捷服務聯盟5S成員的北京中達天創信息技術有限公司(以下簡稱:中達天創)進行實施部署,暢捷通T+云時代企業運營平臺在中啟天恒運轉起來了。龔總這樣評價道T+云時代企業運營平臺項目實施,“現在,企業的所有經營情況都在暢捷通T+云時代企業運營平臺內體現,不但幫助我們提高了發貨準確率、統計速度、及時性,而且提高了員工的執行力,串聯企業員工每個環節。”

  抓重點問題通力擊破

  信息化作為一種有效的管理手段,在企業早已不是什么新鮮事,關鍵是如何充分利用技術工具,真正為管理服務,讓人從繁雜無效的勞動中解放出來。這是企業深化信息化管理改革必然要回答的問題。

  在項目實施初期,中啟天恒向中達天創暢捷通T+實施人員提出他們所關心的問題及疑慮:涉及實施目標的確定,實施的范圍與策略的劃分,實施效益的衡量等等。實施中會有哪些風險,如何進行有效防范,實施過程會不會對業務造成沖擊,這些問題也被一一列在了清單上。總之,要保證公司的需求得到充分考慮。

  于是,中達天創暢捷通T+實施團隊在項目啟動階段,緊緊抓住中啟天恒最關心的掌握準確庫存、海外對賬和銷售分析、銷售訂單可跟蹤、領導實時查看運營情況四大切實需求,為中啟天恒一一制定了解決方案。可貴的是,在系統化切換階段就把數據提前做好備份,使用已有的數據,小范圍地進行測試,測試權限、流程的設置,以保證數據、權限、參數的準確性。

  中達天創暢捷通T+實施人員深知,項目的實際操作者是中啟天恒的員工,做為實施者的一項重要工作是“教學生“布置與檢查作業,通過培訓及上機演練,檢查流程是否通暢,基礎檔案信息是否正確,與此同時,老板的工作是監督“學生”完成作業,作好工作。只有把這些“學生”教好,項目實施才能真正完成。

  隨著暢捷通T+云時代企業運營平臺的逐步上線,中啟天恒迎來了一場翻天覆地的變化。

  從碎片化到一體化

  通過暢捷通T+云時代企業運營平臺,讓企業業務流程得到統一規范,帶來的直接效應是消除了管理上的“碎片”現象。面對同一類業務,可供不同部門、不同人員選擇的,只有一種流程、一個模子。

  面對庫房分散、掌握庫存情況難度大的頭疼事,如今在中啟天恒,包括公司庫房的備貨庫存有多少,采購后直接運到港口的有多少貨,已抵達國外的配送倉庫有多少貨,都可以在國內辦公室直接查詢。暢捷通T+實施團隊提出的解決辦法是,通過B/S架構數據平臺,把公司庫和直接運到各個港口的貨數量,以及所有庫存集中到一個平臺上,讓老板一目了然就可以看到和查詢庫房的分布和狀態。

  同時,由于客戶公司存貨品種多,很多產品規格相似,又受國外與國內對物品稱呼習慣的影響,發錯貨的現象時有發生,這就無法判斷某種存貨的準確庫存和采購量。對此,實施團隊通過T+系統建立了標準的存貨檔案。一個商品對應一個編碼并且支持一個編碼下定義別名。采購時所有單據從與國外合同的銷售訂單直接生成采購單,庫房根據銷售出庫單為備貨辦理出庫,以避免錯貨,目前正確率達到了99%。

  在大數據時代,財務原來手工賬下很難計算出的數據報告在T+云時代企業運營平臺上也得到迎刃而解。

  比如,實施團隊通過將中啟天恒目前多個海外客戶項目進行分類,針對每一個客戶都有對應的業務部門和業務員負責,這樣就可以按級別、按客戶明細、按業務員查看客戶的銷售和回款情況。業務員針對每個項目的銷售業績和回款,一張報表就能顯示出來,只需要乘以相對應的提成比率,銷售提成就能輕松計算出來。

  又如,由于客戶貨物采購后有一部分直接運到港口裝集裝箱。手工時,集裝箱和貨運單號在裝箱后由港口貨運人員紙質傳遞,業務員對物流跟蹤比較難,無法及時了解裝單號和貨運物流號。暢捷通T+實施團隊通過T+軟件庫存管理模塊,出庫單上的信息可以根據公司需要自定義,這樣可以把貨運單號和集裝箱號在庫存單上填上,業務員在辦公室就可以及時看到,進行物流跟蹤。

  也許不會有人想到,現在中啟天恒領導不管身處何地,都可通過移動終端及時掌握采購、庫存等信息。通過暢捷通T+移動應用,只要打開手機就可以隨時查看到國內外所有公司運營情況和收款情況、業務員采購執行情況,并且實現了掌上審批,隨時審批采購訂單、銷售訂單、進貨單、銷貨單、收款單和付款單等單據。

  中啟天恒的龔總在回顧項目實施時這樣描述說:“這次與暢捷通的合作所取得的成績不單是在T+云時代企業運營平臺上,伴隨實施過程演進,企業內部也加深了對流程的認識程度,使業務流程的參與者了解每一個環節的目的和價值,同時幫助中啟天恒帶出了一支隊伍,這支隊伍既了解暢捷通T+云時代企業運營平臺知識,又掌握項目管理與實施的方法。”

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